Règlement de l'activité croisière en mer

reglement_activite_mer_2017.docx

Contexte

Ce règlement s'applique à toutes les sorties en mer organisées par le GSE Voile, que ce soit des croisières (familles, découvertes, club, régates…), des formations, des stages, etc...

L’organisateur doit s’assurer que les inscrits ont pris connaissance du règlement Mer. (voir site du GSE Voile)

Consultations

Toutes les offres et factures doivent IMPERATIVEMENT être à l’attention du GSE Voile représenté par : (Nom de l’organisateur)

Dans la demande de consultation :

• Intégrer les options
• Le rachat de franchise est laissé à la discrétion de l’organisateur. En cas d’accident, le bureau du  GSE Voile délibérera.

L'organisateur contacte les loueurs afin de trouver la meilleure offre, de préférence ceux avec lesquels nous avons l'habitude de travailler, voir liste en annexe 1.

Création d'un planning annuel

Un planning annuel est  présenté à l’AG. Il permet d’établirun budget au plus juste, et est nécessaire pour respecter notre contrat d’assurances.

Le planning doit comporter : destination, période, Nb jours, nombre d’inscriptions maximum et une à deux sorties en plus à la fin de l’année, en remplacement de celles qui auraient été annulées. Ces sorties de remplacement ne seront pas budgétées (budget prévu dans sortie initiale). Ce planning contiendra auss les sorties familles, stages etc…

Aucune autre sortie ne sera subventionnée sans une délibération du bureau du GSE Voile

Information à tous les adhérents 

Chaque sortie doit obligatoirement faire l'objet d'une communication vers les membres du GSE Voile par :

• Le planning « Sortie Mer » présenté à l’AG
• La publication sur le site du GSE Voile et dans la newsletter. Cette publication doit être effectuée au minimum 1 mois avant l’embarquement.

L’organisateur rédige la plaquette et la transmet à le/la responsable communication (voir organigramme en vigueur).

Calcul de la participation et du reste aux participants 

Le club subventionne partiellement la location du bateau, le solde du coût de cette location est à la charge des équipiers. La participation du GSE Voile, se calcule sur la valeur de location du voilier, les options prises et le rachat de franchise, si il a été pris.

Pour prétendre à la subvention du GSE Voile, il faut être adhérent à la section du GSE Voile et avoir acquitté sa cotisation avant la croisière, même pour la sortie famille. L’organisateur vérifiera cette condition avant l’embarquement.

• Pour les sorties de 2 à 6 jours, pour les équipiers non adhérents, ils peuvent participer à une sortie, une seule fois, non renouvelable.
• Pour les sorties de 7 jours à 3 semaines, l’adhésion est obligatoire.

Pour toutes les sorties, la participation aux frais et la subvention du GSE Voile est calculée sur le principe de trois tarifs :

• 1. Tarif adhérent GSE Voile : subventionné par le GSE Voile à hauteur de 30% indicativement (le % exact de la subvention pourra être ajusté pour chaque sortie).
• 2. Tarif non adhérent : aucune subvention par le GSE Voile.
• 3. Les skippers sont bénévoles mais bénéficient d’une subvention supplémentaire : le tarif skipper est égal à 50% du tarif adhérent (les skippers sont bien évidement obligatoirement adhérents).

Calcul des tarifs :

Si :

L = montant de la location + options + rachat de franchise éventuel.

Na = Nombre de participants adhérents incluant le(s) skipper(s).

Ne = Nombre de participants non adhérents.

S% = Pourcentage de subvention du GSE pour la sortie.

Alors :

Te = Tarif non adhérent = (L / (Na+Ne))

Ta = Tarif adhérent = Te x (1-%S)

Ts = Tarif skipper = Ta x 50% = Ta/2

La participation du GSE Voile résulte des tarifs ci-dessus, elle pourra être ajustée en adéquation avec le budget du GSE Voile en faisant varier le pourcentage de subvention %S.

Pour chaque sortie l’organisateur s’attachera à montrer le calcul ci-dessus et mettre en évidence le tarif appliqué à chaque participant. Un suivi annuel des subventions ramenées à chaque adhérent sera effectué par le responsable de l’activité Mer et présenté au bureau.

Les chèques de règlement, à l’ordre du GSE Voile, doivent impérativement être remis à l'organisateur pour être pris en compte.

Celui-ci les récupère  et les envoie au trésorier (voir organigramme en vigueur), au plus tard une semaine avant le début de la croisière.

Reste à financer :

• Le transport,  Grenoble - port d’embarquement A/R
• La caisse de bord pour :

L’avitaillement, le gasoil, le matériel d’accastillage abimé ou perdu dans la limite de la franchise, les places de ports, etc...

Dans le cas d’un dépassement du budget tout l’équipage est solidaire et rajoute le complément par part égale

Constitution des équipages et remplissage des voiliers 

La sortie  devra être composé d’un minimum de 75% d’adhérents au GSE Voile (arrondi à l’entier supérieur) par rapport au nombre total de participants inscrits à la sortie. Exemple : il doit y avoir au maximum de 2 non adhérents sur une sortie d’un bateau de 8 places

Le remplissage des voiliers devra être indicativement du nombre de couchages en cabine.

Tout écart aux principes de tarification et de remplissage ci-dessus, devra faire l’objet d’une délibération en bureau et conseil d’administration du GSE Voile pour la sortie concernée.

Réservation, désistement 

Un acompte ou la totalité du montant (décision de l’organisateur) est demandé lors de la réservation, (l’inscription n’est définitive que lorsque cette somme est versée).

Aucune inscription verbale n’est valable.

Les chèques seront envoyés à l’organisateur (paiement en ligne après mise en place du nouveau site web)

C’est la réception du chèque (à l’ordre du « GSE Voile ) de l’acompte ou de la totalité du règlement qui marque l’inscription à la sortie.

Si le nombre de places est limité, les inscriptions se feront selon l’ordre d’arrivée des chèques.

Cette inscription vaut engagement de régler la totalité de sa part de la location du bateau. En effet, une personne en moins augmente le coût de la location pour les autres membres de l’équipage. C’est pourquoi, en cas de désistement :

Pour les sorties de 2 à 6 jours

• A plus d’un mois du départ, le GSE rembourse la totalité du règlement.
• S’il reste entre un mois et 15 jours avant le début de la sortie, le GSE ne rembourse que la moitié du règlement.
• A moins de 15 jours du début de la sortie, le GSE ne rembourse rien.

Pour les sorties de 7 jours à 3 semaines

• A plus de 3 mois du départ, le GSE rembourse la totalité du règlement
• A moins de 3 mois du début de la sortie, le GSE ne rembourse rien.

Ces règles ne s’appliquent pas, si la personne qui se désiste trouve un remplaçant

Lorsqu’il y a un engagement ferme des participants, c’est à dire que l’acompte a été versé (acompte demandé, égal au minimum à l’acompte versé par les inscrits)

• l'organisateur envoie la feuille de route (à demander au trésorier) dûment remplie
• Le contrat de location (ou la facture)
• Chèques d’acompte, pour validation au trésorier.

Après validation, le trésorier (voir organigramme en vigueur), paie le loueur.et informe l’organisateur

Préparation de la sortie

Une réunion est mise en place par l’organisateur (à sa discrétion) pour préparer la sortie, un mois à une semaine avant le départ. Chaque équipier doit y participer, afin de préciser les rôles de chacun, préparer l’organisation, l’embarquement, l’avitaillement, le transport, etc...

Le skippeur et les équipiers s’organisent pour se rendre au port d’embarquement : à eux de choisir les meilleurs coûts en fonction des moyens envisagés, soit individuellement, soit collectivement.

Les équipiers informent le skippeur de leur(s)  risque(s) de santé. Ceci permet au skipper, en cas de besoin , d’en informer les secouristes, le médecin.

Le skipper s’assure de l’aptitude de chacun a savoir nager, pour prendre les dispositions qu’il juge nécessaire en mer et à quai.

Pour le reste : une caisse de bord est mise en place ≈ 15  à 25€ / jour, un responsable de cette caisse est nommé par le skipper, il s’occupe de toute la partie avitaillement.

Le club propose des croisières quelquefois sportives, mais toujours actives. Les membres de l’équipage sont donc invités à participer aux manœuvres, suivant leurs capacités, à l’organisation et à l’administration de la croisière. Le skipper est à la fois responsable et participant, il ne peut à lui seul tout faire.

Une photocopie des cartes d’identité ou passeport des participants sera demandée pour remplir le document du loueur (attention certains pays n’acceptent pas la prolongation des cartes d’identité ou passeports périmés)

L’organisateur informe l’équipage du besoin de vaccins, devises. Voir le site « Conseil aux voyageurs » et votre médecin

L’organisateur, sera seul responsable des relations avec le loueur.

Sécurité, mauvais temps 

Le skipper est le seul à même de décider du déroulement de la croisière, ceci en fonction de la météo et de l’état de l’équipage. Il ordonne de prendre les mesures de sécurité nécessaires en fonction des événements (prise de ris, harnais, gilets, interruption etc)

Le skipper du bateau est responsable :

• Des personnes embarquées. Il engage sa responsabilité civile.
• Pour le matériel, nous sommes assurés à la MACIF dans la limite d’une franchise
• Pour les personnes, le GSE directeur lance une consultation

Casse

En cas de casse de matériel, une franchise est à payer : elle est partagée équitablement entre les membres de l’équipage, sans distinction de rang ou de responsabilité.

Pour éviter les conflits, il est possible de souscrire une assurance rachat de franchise (à discuter avant l’embarquement, la décision se fait par vote si nécessaire, le vote du skipper pouvant départager des égalités).

Organisation - Administration 

Le skipper du bateau sera responsable des relations habituellement en vigueur dans le milieu de la voile et veillera à faire respecter celles-ci lors de contacts avec :

• d'autres bateaux et leurs équipages,
• les capitaineries et les responsables de ports
• etc...

Le bureau du GSE Voile sera seul juge en ce qui concerne l'attribution du titre de skipper.

Le GSE Voile a acquis une image de marque vis-à-vis des loueurs tant dans le domaine relationnel que dans l'état du bateau lors de sa restitution. La section demande à tous les membres d'équipage d'avoir un comportement qui permettra de conserver  cette image.

Au retour de la sortie

Le skippeur stocke dans la Box des skippeurs

• La feuille de route
• Un compte rendu pour les sorties de 1 à 3 semaines

Gestion du règlement Sortie Mer

Ce règlement ne peut être modifié qu’avec une délibération du bureau du GSE Voile. Il sera mis à la disposition des adhérents du GSE Voile, sur le site du GSE Voile avec la date de la derniére révision  

La liste des adhérents sera disponible, pour les organisateurs, sur le site des skippeurs par un membre du bureau du GSE Voile désigné.