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Règlement intérieur

RI téléchargeable GSE MONTAGNE

La section GSE MONTAGNE est une section du GSE (Grenoble Sports Entreprises).

Le terme Entreprise* utilisé dans le texte désigne les CSE des entreprises ayant signé une convention avec le GSE et est défini ici .

1- Objet et but de la section

La vocation du GSE Montagne est l’organisation de courses collectives, sans esprit de compétition, où prédominent convivialité, sécurité et solidarité.

Les courses sont encadrées par des bénévoles dits commissaires. Ils sont agréés par le CA de la section.

Ils sont responsables devant le CA du GSE Montagne du respect des règlements du GSE Montagne.

2- Activités et organisation

Seules les activités montagne listées ci-après ouvrent droit au subventionnement par le GSE Montagne : Ski de Randonnée, Ski de Fond, Raquette, Haute Montagne, Escalade, Randonnée Pédestre, Via Ferrata, Via Corda, et toute activité de montagne qui sera validée par le CA du GSE Montagne.

Toute course collective organisée sous l’égide de la section se fait obligatoirement sous la conduite d’un commissaire.

 Les adhérents participants - majeurs - doivent être à jour de leur cotisation.

Les invités y sont exceptionnellement acceptés selon les conditions décrites au paragraphe 9.

Pour participer à une course, l’intéressé s’inscrit soit sur la liste affichée au local (présence ou téléphone lors de la permanence hebdomadaire), soit lors de la diffusion par mail. Il prend en compte toutes les dispositions concernant le matériel nécessaire à la course défini par le commissaire.

3- Adhésion à une section GSE

L'adhésion à la section GSE Montagne est obligatoire. Le montant de la cotisation annuelle de l'adhésion est de même niveau pour tous les adhérents membres de droit issus de l’Entreprise*.

Lors de son inscription, l’adhérent a deux possibilités :

  • Adhésion simple à la section : il est assuré uniquement dans le cadre des sorties organisées par la section selon les contrats définis au paragraphe « Assurance ».
  • Adhésion à la section + licence Fédération : il est assuré également dans ses sorties privées.

Les adhérents de la section GSE Montagne pourront être des membres de l'Entreprise* et des membres "Extérieurs".

La définition des membres, de leur statut et du type d'adhésion se trouve ici .

4- Fonctionnement de la section

Composition et rôles des membres du conseil d’administration

Bureau de la section

Le Président :


C’est un ouvrant droit en CDI faisant partie de l’Entreprise*.

Il anime la section et dirige le bureau, il est responsable devant le bureau directeur du GSE, il prépare conjointement avec le bureau l'ordre du jour du conseil d’administration mensuel et celui de l'AG.

Il présente et commente le rapport moral de la saison écoulée, et présente le programme de la saison à venir à l'AG.

Il est l'interlocuteur privilégié du correspondant section.

 

Le Trésorier :

C’est un ouvrant droit en CDI faisant partie de l’Entreprise*.

Il établit le budget prévisionnel, et en relation avec le bureau établi le montant des demandes de déblocage de fond.

Il gère le budget, vérifie et tient en ordre les pièces comptables et tient à jour le tableau de suivi de trésorerie, il vérifie la faisabilité des projets, alerte le bureau en cas de problème.

Il présente au conseil d’administration sur sa demande, l'état du budget ainsi que les dépenses engagées et le coût des activités.

Il présente et commente le bilan financier de la saison écoulée, présente et commente le budget de la saison à venir à l'AG.

Le Secrétaire :

Il peut être ouvrant droit, ayant droit, ou retraité de l’Entreprise*.

Il est en charge des convocations pour les conseils d’administration et les AG.

Il rédige les PV et veille à leur diffusion. Lors de l'AG il établit la liste des présents.

 

Autres membres du CA :

Les autres membres du conseil d’administration devront être en priorité des ouvrant droit, ayant droit, ou retraité de l’Entreprise*.

Leurs fonctions seront définies par le bureau de la section, exemple :

  • Responsable du matériel,
  • Responsable du compte « courses »,
  • Responsables des diverses activités,
  • Responsables des adhésions.

 

Fonctionnement :

Le CA se réunit 10 fois par an ou plus si nécessaire. L'ordre du jour du CA est envoyé aux membres du CA 5 jours avant la date du bureau par courrier ou par moyens informatiques.

Les questions au CA doivent lui parvenir 3 jours avant la date de tenue de celui-ci.

Les décisions ne sont valables que si le quorum est atteint (la moitié des membres du CA +1). Le quorum de début de séance est réputé valable pour toute la tenue de la séance.

Si le quorum n'est pas atteint le CA doit être reporté.

Un Procès-Verbal de la réunion est établi et envoyé aux membres du conseil d’administration et du correspondant section ainsi qu’aux adhérents.

Chaque section devra faire une assemblée générale annuelle au cours de laquelle son bureau sera renouvelé au moins par tiers. L'élection du nouveau Conseil d'Administration devra s'effectuer par l'ensemble des adhérents de la section présents lors de l'Assemblée Générale.

Tous les adhérents majeurs et membres de droit pourront voter et être éligibles au bureau de la Section.

Pour que l’AG ordinaire puisse se dérouler dans des conditions représentatives, le quorum est fixé à 30% pour les votants présents.

Si ce quorum n’est pas atteint, le président convoque immédiatement une AG extraordinaire, les décisions prises lors de cette AGE devront être validées par le Comité Directeur du GSE.

5- Adhésion des sections à une ou plusieurs fédérations sportives

La section Montagne est affiliée à la Fédération Française de la Montagne et de l’Escalade.

Seuls les adhérents de la section qui le désirent peuvent prendre la licence fédérale.

6- Droits et devoirs du commissaire et de l'adhérent

Le commissaire :

Il affiche à la réunion ou diffuse par internet à tous les adhérents de la saison en cours les caractéristiques de sa course : difficulté, nombre de participants, lieu et heure de départ.

Il prévoit le matériel collectif nécessaire au bon fonctionnement et à la sécurité du groupe.

Il réserve les refuges, gîtes, guide, et collecte éventuellement les arrhes.

Il organise les transports de manière à optimiser les coûts de déplacements.

Il gère les questions financières durant la course (remontées mécaniques, refuge, guides, frais annexes) et régularise au retour par une feuille de course qu’il remet au responsable « compte courses » pour répartition.

Le commissaire a la responsabilité de l’itinéraire de la course, il prend les décisions nécessaires à son bon déroulement, et à l’organisation des secours en cas d’accident.

Il doit s’assurer de l’homogénéité de son groupe, que les participants ont le niveau requis pour la dite course, qu’ils soient correctement équipés tant au niveau vestimentaire que technique. Il se réserve le droit de refuser un participant s’il juge qu’il ne remplit pas toutes les conditions, pour ne pas mettre la collective en difficulté.

Le commissaire a obligation de refuser, lors d’une course de ski de randonnée et pour certaines courses en raquettes, un participant qui n’est pas équipé du tryptique DVA, pelle et sonde.

Le commissaire peut modifier le programme de la course en fonction des circonstances du moment (mauvais temps, horaire).

Il peut exceptionnellement l’annuler la veille ou au point de rendez vous, s’il n’a pu prévenir tous les participants figurant sur sa liste.

Le commissaire se réserve le droit de refuser des participants non inscrits par téléphone, par internet ou sur la liste affichée au local.

Il peut déléguer sa responsabilité à un guide professionnel (voir chapitre guides).

Le commissaire a la faculté de limiter le nombre de participants pour des raisons de sécurité ou d’organisation.

L’adhérent :

Il s’inscrit à une course adaptée à son niveau et en informe le commissaire.

Il doit respecter son engagement en prévenant le commissaire en cas de désistement.

L’adhérent doit garder à l’esprit qu’il fait partie d’un groupe et qu’à cet égard il doit rester solidaire.

7- Formations

Formation interne :

Des formations internes sont organisées soit sous forme de soirée en salle ou de journée(s) sur le terrain. Elles permettent d’acquérir les bases de progression en montagne en terrain escarpé ou enneigé avec toute la sécurité nécessaire.

Elles sont encadrées par des commissaires bénévoles de la section ou par des professionnels.

Les journées « terrain » sont considérées comme des sorties classiques.

Formation diplômante :

La formation fédérale (FFME) est accessible à ceux qui veulent s’impliquer dans l’encadrement au sein du club. Elle permet d’obtenir un brevet justifiant du niveau de l’encadrant.

Le futur encadrant se forme au travers du club en participant et en organisant des activités.

Sa formation est validée par la fédération :

  • d’abord progressivement, pendant sa formation au sein de la section, selon des unités de valeur (UV) organisées en général un week-end,
  • puis par un stage diplômant se déroulant sur plusieurs jours.

Ces formations sont payantes.

Un engagement du futur encadrant est donc nécessaire pour être présenté au stage final.

La section Montagne finance ces formations. Elles doivent donc être prévues suffisamment tôt pour les intégrer au budget de la section.

Pour cela, l’intéressé doit s’engager à encadrer au moins 6 (six) sorties par saison pendant et après sa formation.

Les frais de formation qu’il aura avancés lui seront remboursés :

  • après l’obtention de chaque UV,
  • sur 3 (trois) ans après l’obtention du brevet.

Les cas particuliers seront examinés en bureau.

8- Exclusion d'un adhérent

Un adhérent peut être exclu de la section après proposition par le CA de la section et validation par le Comité Directeur du GSE.

9- Invités

Un(e) invité(e) est une personne qui participe à une activité de la section sans en être membre.

Un(e) invité(e) ne pourra participer qu'à deux sorties organisées par la section.

Une personne ayant été adhérente à la section Montagne ne pourra pas être considérée comme invité.

La présence d’invité à des courses peut entraîner des frais et la responsabilité du club. Dans le cas où une telle participation peut être admise, celle-ci sera soumise aux règles suivantes :

  • L’invité devra être majeur.
  • L'invité supporte l'intégralité de ses frais (pas de participation de la section).
  • La personne invitée n’utilise pas son véhicule.

Dans des courses nécessitant un encordement et un encadrement pour la sécurité, on ne prendra pas plus d’un invité par course et ceci dans la mesure où cet invité ne posera pas de problème d’encadrement.

Il ne pourra être inscrit à une course qu’à la condition que l’adhérent qui l’invite y participe.

Si la course est encadrée par un professionnel, l’invité devra verser sa part des frais de guide.

Les éventuels frais occasionnés seront pris en charge par l’adhérent qui l’invite.

La participation d’un invité est soumise à l’approbation du commissaire, et un adhérent aura priorité sur un invité.

10- Frais de courses

Définitions

Course : sortie collective programmée et inscrite au tableau

Frais : dépenses collectives occasionnées lors d’une course

Principe

Une sortie en montagne occasionne toute sorte de frais :

  • transport,
  • nuitées et repas en refuge,
  • remontée mécanique pour accéder à un départ de course ...

Pour simplifier la gestion lors de la sortie, chaque personne ne paye pas exactement sa quote-part mais, dans certains cas, fait une avance de frais. Le commissaire se charge de récupérer le montant des dépenses auprès des participants pour acquitter la note.

Pour le transport en voiture, l'avance des frais de route est faite par les participants selon un barème défini dans le document « barème kilométrique » disponible au club.

Ensuite, le GSE Montagne effectue le calcul précis des frais à imputer à chaque participant, selon la description faite au paragraphe « Calcul des frais de course ».

Participation Financière

Le GSE Montagne participe à certains des frais engagés à hauteur de 30 % maximum (sauf extérieurs et invités) :

  • Frais de déplacement (kilomètres effectués, frais de péages, train, cars, et tous moyens permettant d’accéder ou de redescendre d'une course, l’utilisation du taxi doit être soumise à l’approbation du CA),
  • Nuitée : prise en compte hors restauration, limitée à un coût de nuitée en refuge quel que soit le mode d’hébergement,
  • Ski de fond : prise en compte des accès piste (le taux de participation est fixé par le CA).

La participation aux frais de déplacement en véhicule est limitée à 1000 km. Elle se fait conformément à un barème tenant compte du nombre de personnes transportées et de la puissance fiscale du véhicule.

Le principe retenu (covoiturage) étant l'optimisation du budget et la répartition des frais sur l’ensemble des participants, la participation de la section aux frais de route (kilomètres et frais de péage), pour toutes les sorties est décrite dans le tableau ci-après (paragraphe « Optimisation du covoiturage »).

Sont exclus de toutes dispositions restrictives les déplacements et missions validés par le CA.

Remboursement des frais de courses

Chaque participant, ayant réalisé au moins une course, est répertorié au club comme étant créditeur ou débiteur.

Il est demandé à ces personnes de s’informer régulièrement (toutes les 4 à 5 courses) de l’état de leur compte auprès du responsable « comptes courses ».

Répartition de frais aux participants

Le commissaire renseigne une feuille de course en indiquant :

  • le but, la date,
  • le nom et prénom des participants,
  • la distance kilométrique parcourue en voiture,
  • le(s) chauffeur(s) en précisant la puissance et le nombre de personnes par voiture,
  • les avances payées par la ou les personnes(s),
  • la façon de répartir les dépenses à chaque participant.

Le responsable « comptes courses » réalise le calcul précis pour chacun des participants à partir de ces indications.

Coût du transport en voiture

Il est calculé à partir d’un forfait kilométrique qui prend en compte :

  • la puissance de la voiture,
  • le nombre de personnes dans la voiture.

Le total des frais de déplacement est réparti à parts égales sur les participants à la course.

Optimisation du covoiturage

Pour limiter les frais et l’impact écologique, le principe suivant a été retenu :

  • pour une sortie où il n'y a que deux inscrits : 1 seul véhicule,
  • pour une sortie de 4 personnes, 1 seule voiture est nécessaire, surtout pour une sortie à la journée (bagages réduits),
  • pour une sortie à 6 personnes, la section prendra en charge 2 voitures de 3 personnes ou 1 de 4 et 1 de 2, mais aucunement 3 voitures de 2.

Les cas particuliers seront examinés en CA, de préférence avant le départ de la collective. Le commissaire veillera à la répartition des véhicules et informera au plus tôt le CA ou un membre du CA, en cas de problème, pour analyse de la situation.

Tableau récapitulatif

Nb participants

Nb max de véhicules

Nb participants

Nb max de véhicules

2

1

9

3

3

1

10

3

4

1

11

3

5

2

12

3

6

2

13

4

7

2

14

4

8

2

15

5

11- Gestion du matériel de la section

Conditions d'utilisation

Le matériel affecté à la section Montagne pourra être prêté aux membres de cette section uniquement pour participer à une activité organisée par la section. Cette activité peut être : un entraînement, une compétition ou un championnat, un stage, un regroupement ou une autre activité organisée par la section elle-même ou par un autre organisme avec lequel une convention a été établie.

Il est strictement interdit d'utiliser le matériel appartenant à la section Montagne hors du cadre de l'activité de la section.

Prêt pour sorties collectives :

Le matériel individuel est normalement prêté aux personnes s’initiant à la montagne. Il est recommandé, dès lors que la personne sort régulièrement, de posséder son propre matériel.

Le prêt se fait essentiellement à la course. Le participant prend connaissance du matériel nécessaire utile à la course et affiché par le commissaire.

Le prêt du matériel est gratuit.

Exceptionnellement, les DVA, pelles et sondes peuvent être loués à la saison. Les dates de début et fin de location ainsi que les tarifs et le montant de la caution sont décidé par le CA.

Le matériel perdu ou endommagé par l’utilisateur sera remplacé par du matériel de même valeur sauf cas particulier où il sera pris en charge par le GSE Montagne (accident, utilisation normale…..).

Les commissaires devront obligatoirement utiliser les cordes GSE Montagne lors des sorties collectives.

Le matériel personnel perdu ou endommagé n’est pas remboursé par le GSE Montagne sauf décision du CA.

Le matériel ou l'équipement prêté à un adhérent démissionnaire devra être rendu au GSE Montagne.

Les responsables du matériel décident ou non du prêt selon les disponibilités.

Le matériel est emprunté, auprès du Responsable matériel lors de la permanence, le jeudi précédant la course et rendu le jeudi suivant la fin de la course.

 

12- Assurance

Les ouvrants droits, ayants droits et invités sont couverts dans le cadre des activités organisés par le GSE Montagne par le contrat Multi Garantie Activités sociales comités d'entreprise MACIF du CE SEG.

Le numéro de contrat est 2026986 S

Les dirigeants, retraités et les extérieurs sont couverts dans le cadre des activités organisés par le GSE Montagne par le contrat Multi Garantie Activités Sociales Vie associative MACIF du GSE.

Le numéro de contrat est 14107124

Pour toute déclaration d'accident ou d'incident nécessitant l'intervention de l'assurance, elle doit être envoyée au correspondant assurance du CE SEG

Le numéro de contrat est à rappeler dans chaque correspondance.

Le correspondant assurance du GSE devra être informé et recevoir le double des déclarations.

Un adhérent à la FFME doit aussi faire la déclaration auprès de la fédération.

13- Règlement Guides

Cadre d’utilisation de l’encadrement professionnel :

Les activités sont essentiellement encadrées par des commissaires, agréés par le bureau de la section, formés ou diplômés pour la plupart.

Le recours à un encadrement professionnel est néanmoins régulièrement retenu suivant les conditions dans lesquelles est réalisée une sortie en montagne : niveau de difficulté, complexité de l’itinéraire, objectif pédagogique de technique de progression ou de connaissance du milieu montagnard, nombre de participants....

Par encadrement professionnel, on entend en particulier guide de haute montagne, accompagnateur moyenne montagne, guide spécialisé nature.... qui seront dénommés sous le terme général de “guide ”.

Prévisions des activités avec encadrement professionnel :

Les propositions de courses avec guide sont faites par les commissaires dans le cadre de l’élaboration des programmes d’hiver et d’été.

Ces propositions sont consolidées par les commissions de courses des différentes activités.

Le trésorier vérifie la cohérence des coûts prévisionnels de guides avec le budget, et fait procéder si besoin aux ajustements nécessaires.

Au terme du processus, les programmes publiés des activités d’hiver et d'été mentionnent les courses prévues avec guide.

En cours de saison, le recours à un encadrement professionnel pour des courses supplémentaires, ou prévues initialement sans guide, peut être demandé par les commissaires.

Mais dans tous les cas la commission des courses et le trésorier doivent donner leur accord préalable.

Gestion des sorties avec encadrement professionnel :

Le commissaire gère la course avec le guide : réservation des moyens d’hébergement, horaire et lieu de rendez-vous, matériel technique, constitution des cordées....

Le commissaire gère les inscriptions à la course pendant les réunions du club : à ce titre il doit communiquer aux participants une estimation de la participation financière qui leur sera demandée, et il collecte la participation de base (arrhes) dont le montant est défini ci-après, valant confirmation d’inscription.

Il gère aussi les priorités d’inscription des membres adhérents qui s’inscrivent. Un membre de droit a priorité sur un membre extérieur. Un membre extérieur a priorité sur un invité.

A l’issue de la course, le commissaire doit communiquer au trésorier les éléments permettant le calcul des participations individuelles : liste des participants et des chefs de cordée, honoraires et frais annexes de guide.

Les honoraires de guide sont réglés directement par le commissaire à l’issue de la course, ou bien ultérieurement par le trésorier après réception de la facture.

Règle de subvention des coûts d’encadrement professionnel par le club :

La section GSE Montagne participe à hauteur de 30 % des coûts d’encadrement.

Il reste donc à charge des adhérents 70 % des coûts d’encadrement.

Ce coût est constitué des honoraires et des frais annexes (repas, nuitées, transport, …).

Les « extérieurs » et « invités » sont pris en compte pour la détermination du nombre de participants, mais ne bénéficient d’aucune subvention du club et à ce titre règlent les coûts au prorata du nombre de participants.

Le nombre « d’invité » est limité à 20% du nombre de participants (soit 1 pour 5 adhérents).

Une course avec guide ne peut avoir lieu qu’à partir de 2 participants minimum.

Calcul des arrhes

Les arrhes sont calculées à partir des honoraires du guide connus ou estimés avant la sortie et du nombre prévisionnel de participants à la sortie.

Pour chaque adhérent, elles correspondent à 70 % de leur part.

Pour chaque « extérieur » ou « invité », elles correspondent à 100% de leur part

En cas de désistement, une personne inscrite n’est remboursée des arrhes versées que si elle est remplacée ou dans des cas de force majeure (décès d’un proche, accident, ou cas validé par le bureau de la section).

Les arrhes non remboursées viennent en déduction du coût global de la course (honoraires réels + frais de guide).

Exemples

Exemple 1 : course avec uniquement des adhérents, les honoraires sont connus d’avance

Soit une course avec 5 participants (hors guide)

Honoraires : 650 € (connus avant la sortie)

Frais de guide : 45 € (connus après la sortie)

Arrhes demandées à chaque participant : 650 x 70% / 5 = 91 € (à l’inscription)

Complément à demander à chaque participant : ((650 + 45) x 70% / 5) - 91 = 6,3 € (après la sortie)

Soit une participation de chacun de 91 + 6,3 = 97,3 €

Exemple 2 : course avec adhérents et extérieur, les honoraires ne sont pas connus d’avance ou ont évolué suite à modification du choix de la course

Soit une course avec 6 participants dont 1 membre extérieur (hors guide)

Honoraires : 600 € (estimés avant la sortie)

Arrhes demandées à l’inscription :

  • au membre extérieur : 600 / 6 = 100 €
  • à chacun des 5 autres participants : (600 - 100) x 70% / 5 = 70 €

Honoraires réels du guide : 650 €

Frais de guide : 60 € (connus après la sortie)

Complément à demander après la sortie :

  • au membre extérieur : ((650 + 60) / 6) – 100 = 18,30 €
  • à chacun des 5 autres participants : ((650 + 60 – 100 – 18,30) x 70% / 5) - 70 = 12,80 €

Soit une participation :

  • du membre extérieur : 100 + 18,30 = 118,30 €
  • de chacun des 5 autres : 70,0 + 12,8 = 82,80 €

Exemple 3 : course avec désistement d’un adhérent

Soit une course avec 5 participants (hors guide)

Honoraires : 650 € (connus avant la sortie)

Arrhes demandées à chaque participant : 650 x 70% / 5 = 91 € (à l’inscription)

1 inscrit se désiste sans raison majeure et n’est pas remplacé

Frais de guide : 45 € (connus après la sortie)

Complément à demander à chaque participant : ((650 + 45 – 91) x 70% / 4) – 91 = 14,70 € (après la sortie)

Soit une participation de chacun de 91 + 14,70 = 105,70 

 

Formules à appliquer :  voir fichier  *.pdf téléchargeable

 

L’adhérent à la section prend implicitement l’engagement de respecter le présent règlement.

Ce document est remis aux adhérents sous forme numérique ou papier.

Date : 3 juillet 2018

 

Signature du Président : Bernard DESHIERE